无规范的档案管理制度,档案管理无据可依
现阶段,公司没有规范的档案管理制度,必造成档案管理无据可依,管理混乱,管理难度大,不知头绪。公司虽有档案管理制度,但制度不规范,缺少很多重要的内容,比如档案分类方案、档案整理规范,制度看似完整,但很多都是无用的、空洞的套话,而且制度里面的管理概念不清晰,将档案管理复杂话了。除此之外,很多表单不规范,这必然会给档案管理带来很多隐蔽的风险。 档案管理制度是公司管理档案的基础与依据。档案制度的不科学性,将会导致档案整理造成重复劳动,后续达标会花费给多的人力物力。而规范的档案管理制度是一个公司无形的资产,是公司的后勤保障体系中的一部分,同时也能为公司创造无形的价值。
档案资料混乱
公司现有的档案资料混乱,没有进行分类归档,查询利用困难,存在遗失宝贵档案的风险。而且很多部门的档案已经出现发霉的现象,这必然会对档案造成极大的风险。主要的原因有:第1,档案库房不能满足实际需要;第二,部门档案管理领导及档案员的档案意识不强,公司缺少相应的档案管理机制,比如出现了类似的情况该谁负责等等;第三,档案制度缺失,不同的部门对档案的认识不一样,有的是从网络看来的整理方法,有的是自己摸索的办法,这些种种不规范造成了管理的弊端,随着公司档案资料的增多,管理会变得越来越难,类似的情况也会更多、更常见。