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档案数字化整理流程

2022-05-13 15:38:42

档案接收管理人员负责接收档案。接收档案时,须与客户一起处理档案接收单(包括档案的批号、页面和数量)。在交接单上与客户签字一式两份,双方各执一份。

档案操作方法。

一、目录数据准备。

根据《档案记录规则》(DA/T18)的要求,规范档案中的目录内容。包括确定档案目录的记录项目.字段长度和内容要求。如果有错误或不规范的案件题名.文件名.负责人.起止页号和页数等。,应该修改。

二、拆除装订。

传统扫描仪在不去除装订物的情况下,会影响扫描工作的档案,应拆除装订物。拆除装订物时,注意保护档案不受损坏。

如果不拆卸扫描,则需要使用非接触式档案扫描仪,如book2net系列。iscan系列扫描仪,无需拆卸即可直接扫描。

三、对于编制好的页码是否正确,档案纸张是否损坏。如损坏严重,不能直接扫描的,应及时与管理人员沟通。

四、根据要求区分同一档案中的扫描件和非扫描件。区分普通文件的原则是消除无关文件和重复文件,有正式文件的文件不能扫描原稿。确保扫描过程中没有混乱。修改1.4页。

损坏严重。不能直接扫描的档案,应先进行技术修复,影响扫描质量的原件应相应处理(压平或熨平等)。

五、制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表,详细记录每份文件的起始页号和页数。

六、根据档案范围的大小(A4.A3.A0等)选择相应规格的扫描仪或专业的非接触式扫描仪(如工程图纸可采用0号图纸扫描仪)进行扫描。大型文件可以通过大型文件数字平台或减少拍摄后的电影数字转换设备或小型文件扫描后的图像拼接进行扫描。


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