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案数字化整理流程

2022-05-13 15:50:10

一、收集

收集档案是整理档案的关键一步。收集工作以我为主,以同级为主,以机关为主,将收集范围限制在机关形成的文件中。

二、组件

归档文件通常是每个文件中的一个。但也有特殊情况:一般简报。每周报告和其他材料之一;会议记录。会议记录通常是一次会议,一年一次,一次一次。此外,我们还需要注意文件的内部顺序:如果有文件处理表或手稿,文件处理表在前面,文件在后面;原件在前面,手稿在后面。

三、分类

归档文件一般采用三级分类法,如年度-机构(问题)-保管期。

四、排列

最低编制部门发布的编制文件中的内部组织顺序或器官习惯顺序可以在最低级别类别中安排采用组织分类方法的归档文件。一般来说,综合部门在前面,业务部门在后面。

五、不同保管期的文件不得混合,可以理解为永远保管,定期30年。三种不同保管期的备案文件定期保存10年,需要进入不同的仓库。因此,每年从0001开始准备不同保管期的一件物品,形成的目录装订成册。

六、编页码?

归档文件以文件为单位编制页码。页码应逐页编制,并标记在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。文件材料已打印成卷并编写页码;如果拟议的页码与文件的原始页码相同,则原始页码可以保持不变。

七、填写归档章。

归档章是纸质归档文件材料中档案号的具体体现。应覆盖文件主页上方的空白位置,并在文件右侧中间加盖归档章,如统计报表等横向文件。

八、填写准备表并装箱

将归档文件按顺序放入档案箱,并填写档案箱背面和备考表项目。注意:不同年度的归档文件不得安装在同一档案箱内;不同储存期的归档文件不得安装在同一个盒子中。

九、编目

记录的项目包含一个完整的项目编号。一个完整的单位。储存期。机构(问题)。年度。箱号。文件编号。标题。负责人。成文日期。页数。文件编号。

十、数字扫描

扫描前,清除数据中的所有金属物体,如订书针、大头针、回形针等,保持数据整洁,避免数据内容混乱。页面起皱,漏页,倒页。?扫描形成的文件保存为多页PDF格式,文件命名为文件编号,即全系列编号-文件类别代码?年度保管期-机构代码-零件编号。

十一、装订

归档文件应逐个用零件装订。如果是永远性或30年的存储期,根据文件的厚度,当文件页数较小时,采用直角装订或缝纫机轧制装订;当文件页数较多时,采用三孔一线左侧装订。它可以用订书机装订,也可以用订书机装订。

十二、入库排架

根据保管期和箱号,将文件箱依次放入文件柜。顺序:从上到下,从左到右。


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