数字档案管理系统的出现替代了传统的档案管理

数字档案管理系统随着社会经济的快速发展，落后的办公方式与庞大的信息量之间形成了尖锐的矛眉。过去一直采用粗放型模式，即增加办公人员和办公费用作为解决这一问题的推手，导致企业成本大幅增加。数字化档案管理系统使传统的纸质档案信息对象变成了机器可读的档案，不仅节省了存储成本和占地面积，查阅起来也非常的方便快捷，从而避免了重复打印材料造成的纸张和人员的浪费。

数字化档案管理系统使资料能及时归档，井能尽快投入使用。以人事档案管理为例，因为企业的管理对象众多，流动性强，如员工的出厂、退休、调动等。为了准确统计和动态了解这些情况，按照过去传统的管理方法，得要“归档”后才能查出来，而网络计算机管理的数字档案可以准确反映现状。同时，数字化的档案管理使信息查询变得非常简单，真的使上班族足不出户就能了解世界大事。由于信息的时空流动，数字档案馆实际上成为了“没有围墙的档案馆”，档案馆从文件实体的存储基地变成了提供便利利用的信息控制中间。

档案信息数字化是随着计算机网络技术、数据库技术和多媒体技术的发展而产生的新的档案信息形式。数字化档案管理系统将分散在不同载体、不同地理位置的信息资源以数字形式存储起来，并以网络化的方式相互连接，以便及时利用，实现资源共享。