档案数字化是指将纸质档案通过扫描或拍摄等技术手段转化为数字化形式，实现档案的电子化存储和管理，旨在方便档案的检索、利用和共享。与传统的档案管理模式相比，档案数字化管理有着很大差别。

　　一、前期规划与准备

　　1. 明确目标与范围。启动档案数字化项目，首先要明确目标。比如，是为了提高档案检索效率，还是实现档案的异地共享，或是为了长期保存珍贵档案资源。同时，界定数字化的范围，确定是对全部档案进行数字化，还是仅针对特定时期、特定类型的档案，如某企业计划对近十年的财务档案和合同档案进行数字化，以满足财务审计和业务合作审查的需求。

　　2. 制定详细方案。依据目标和范围制定方案，包括数字化流程、技术选型、人员安排、时间进度和预算等。在技术上，需根据档案类型选择合适的设备和软件，如扫描大幅面图纸要选大幅面扫描仪，处理图像可选专业图像处理软件。合理安排人员分工，扫描人员、图像处理人员、数据录入人员各司其职，制定明确的时间进度表，精确到每个阶段的起止时间，同时做好预算规划，涵盖设备采购、软件授权、人员薪酬等费用。

　　3. 档案整理分类。对拟数字化的档案进行全面整理。去除无关附件和杂物，修复破损页面，采用专业修复技术，如托裱、补洞等。然后按照一定规则分类编号，建立科学目录体系，可按年度、组织机构、问题等分类，方便后续操作。如政府部门档案按年度和部门分类，方便快速查找。

　　二、扫描与图像处理

　　1. 精准扫描操作。选用适配扫描设备，依据档案材质、规格和内容设置参数。文字档案常用 300dpi 分辨率，保证文字清晰;照片、图纸等采用更高分辨率和彩色模式，还原原貌。扫描时保持档案平整，避免褶皱、歪斜，确保图像质量。例如，扫描古籍时，需小心操作，避免对脆弱纸张造成损坏。

　　2. 精细图像处理。扫描后对图像处理，包括纠偏、去污、增强等。纠偏功能使倾斜图像变正，去污算法去除污渍、噪点，增强技术提高对比度和清晰度，让文字和图案更清晰，为后续数据录入和利用奠定基础。

　　数据录入与索引建立

　　3. 准确数据录入。将档案关键信息转化为可检索文本数据，可人工录入或用 OCR 技术。手写内容多或 OCR 识别率低的档案，采用人工录入保证准确;印刷体文字多的档案，先用 OCR 识别，再人工校对修正。比如，人事档案中的手写评语需人工仔细录入。

　　4. 高效索引建立。根据录入数据建立多维度索引，如关键词、分类、时间索引等。用户输入关键词就能检索相关档案，如在学术档案中，以研究主题、作者姓名为关键词建索引，方便学者查找资料。

　　三、严格质量检查

　　1. 图像质量核查。对扫描图像进行质量检查，查看清晰度、完整性、色彩还原度等。不符合要求的图像重新扫描或处理，如发现图像模糊、缺页、色彩失真，及时找出原因解决。

　　2. 数据准确性审核。审核录入数据准确性，检查是否与原件一致，有无遗漏、错误。可双人交叉审核，一人录入，另一人审核，发现问题及时沟通修改。

　　四、存储与管理

　　1. 安全数据存储。将数字化档案存储在安全可靠设备中，如服务器硬盘、云存储，采用数据备份和异地存储技术防数据丢失，定期检查维护存储设备，确保数据安全完整。

　　2. 完善管理系统建设。建立档案管理系统，实现分类管理、检索查询、权限控制等功能。用户能方便访问利用档案资源，系统记录审计用户操作，保障档案安全使用，如设置不同用户权限，管理员有最高权限，普通用户只能查阅。

　　最后，档案数字化过程不仅是档案管理领域的一次技术革新，更是提升档案管理效率、保障信息安全、优化公共服务的重要举措。通过将传统的纸质档案转化为电子化形式，档案数字化不仅实现了档案信息的高效存储、快速检索和安全共享，还为档案信息的深度开发和利用提供了广阔空间。