现如今，随着信息技术水平的不断发展，单纯的档案信息化、数字化管理无法满足档案现代化管理的需求，如何运用高科技手段实现档案管理和有效利用是当前档案管理现代化发展中关注的焦点。

　　档案数字化利用形式：

　　(一)获取数据资源，建立档案管理数据库。数字化档案管理中，涉及大量信息设备的使用，包含各类区域网络、硬件设备及软件等，所以档案管理需完善数字化档案管理配置，并要重视数据库管理与操作等系统的完善力度。

　　因此，在数字技术运用前必须做好档案管理基础数据采集，主要包含档案管理历史数据、管理需求、管理发展趋势等，为了确保基础数据的真实性和可靠性，相关档案管理机构可以从以下几个层面落实：一是有针对性的档案管理调研。通过档案管理对象实地调研的方式掌握基层档案需求数据资源，获取有效的档案管理基础数据。二是利用现代技术梳理档案历史管理数据。通过档案管理数据、查找和数据浏览的方式在现代信息技术浏览中形成的历史记录，明确历史档案数据资源使用情况。三是利用档案数据系统综合测量，对获得的档案管理基础数据综合汇总。利用大数据技术科学处理现有的档案管理数据，做好档案管理数据归类处理。这是档案管理数据信息使用的重要环节，主要是综合考虑档案管理和历史管理中各种数据发展影响因素与相关因素，进而全面掌握数字化档案管理需求。

　　(二)搭建信息系统，实现档案数字化归档。通过数字化处理的档案，重要的是加强档案管理。建议购买相关档案管理软件，实现内部授权，对接各部门发展端口，实现网络化管理。各部门的档案信息可以自行录入系统，档案管理部门可以进行有效的归档，促进档案管理工作的效率。根据目前人们“互联网+移动APP”的生活习惯，加强建设档案管理部门的档案管理APP建设，档案管理相关人员可以有效利用APP查阅和利用档案，实现档案管理生活化和利用效率最大化。

　　(三)运用数字化体系，实现档案管理组织重构。综合运用数字化技术重构档案管理组织生态是档案管理现代化发展的最终途径，以网络虚拟技术和数字技术模型构建，将档案管理影响因素和需求因素融合起来，优化档案管理组织生态，提高档案利用效率。数字化体系运用到档案管理组织重构中是一种全新的技术理念和方法，除了传统的数字技术处理和流程处理以外，必须将档案管理利用、现代化因素和数字技术下档案管理优化算法结合起来，从根本上改变档案管理生态，实现档案管理组织重构。

　　档案数字化利用的重要性：

　　1. 提升档案利用效率。传统纸质档案的查阅和利用需要耗费大量时间和精力，工作人员需在众多档案中手动查找，效率低下。而档案数字化后，借助计算机检索系统，用户只需输入关键词，即可快速定位所需档案信息，实现档案的高效利用。例如，在企业档案管理中，员工查询历史合同档案，以往可能需要在档案室花费数小时甚至数天，如今通过数字化档案系统，几分钟内即可获取相关信息，大大提高了工作效率。

　　2. 促进档案资源共享。数字化打破了档案资源的时空限制，不同地区、不同部门的用户可以通过网络实时共享档案资源。政府部门之间可以通过数字化档案共享平台，实现政务信息的互联互通，提高协同办公效率;高校和科研机构可以共享学术档案资源，促进学术交流与合作;公众也能够通过网络便捷地查阅各类档案信息，满足自身学习、研究等需求，推动社会知识的传播与普及。

　　3. 加强档案保护与长期保存。纸质档案受自然因素(如潮湿、火灾、虫蛀)和人为因素(如磨损、翻阅过度)影响，容易损坏或丢失。档案数字化利用在减少对原件使用的同时，通过数据备份和异地存储等技术手段，有效保障了档案信息的长期安全保存。珍贵的历史档案和文化遗产通过数字化得以永久留存，为后代研究和传承历史文化提供了可靠依据。

　　档案数字化利用的未来发展：

　　1. 智能化管理。未来，档案数字化利用将更加智能化。通过引入人工智能和大数据技术，档案管理系统将具备智能检索、自动分类、数据挖掘等功能，进一步提升档案管理的效率和智能化水平。例如，通过机器学习算法，系统可以自动识别档案中的关键信息，实现智能分类和检索。

　　2. 数据共享与协同。档案数字化利用将支持更广泛的数据共享和协同工作。通过区块链技术，档案信息可以在不同机构之间实现安全共享和不可篡改，促进跨部门、跨地区的业务协同。例如，在供应链管理中，企业的采购合同、物流信息等可以通过区块链技术在供应商和合作伙伴之间共享，实现供应链的优化和协同。