近些年来，随着档案信息化工作的不断推进，越来越多的档案馆、档案室都参与到纸质档案数字化的工作中来。信息化的基础是数字化，只有不断提高馆藏档案的数字化率才能更好的发挥档案价值，才能更好的保护档案，才能更好的让社会、群众利用档案资源。

　　(一)确定扫描页

　　《纸质档案数字化规范》要求，原则上应将确定为数字化对象的纸质档案全部扫描，不宜进行挑扫。如有不需要扫描的页面应加以标注。

　　1.应对待整理的档案进行分析研究，有哪几种门类的档案，各种门类的档案又有哪些类别;

　　2.制定针对本项目的档案分类整理方案，主要包括如何分类，分类代码的编制，档号组成的规定，如何确定归档范围，如何确定保管期限，制定完善的档案分类整理方案报业主单位、档案行政管理部门审批;

　　3.审批通过后，按照制定的方案对档案进行分类、剔除重复件、剔除不归档材料、区分归档年度、鉴定保管期限、排列文件材料的先后顺序等;

　　4.一般将保管期限为“30年”及以上的，确定为数字化对象;

　　5.密级档案的数字化需要在涉密网络环境中进行，如达不到安全保密要求，则不能数字化扫描，对此部分档案需要特殊标注。

　　6.数字化项目开展的前期需要进行科学谋划，预算资金充沛，对确定为数字化的对象应当全部进行扫描。

　　(二)编制页号

　　1.应对没有页号或页号不正确的档案重新编制页号。

　　2.重新编制页号时，应在统一位置书写页号，且不压盖档案内容。

　　3.书写页号所使用的笔、墨等不应破坏档案原件或对档案长期保存造成影响。

　　4.应将破损页面、缺页等特殊情况进行登记。

　　(三)目录数据准备

　　1.按照目录数据库建立时制定的数据规则，对照档案原件内容，规范档案中的目录内容。

　　2.对需在目录数据库中进行标记的情况进行标记。

　　(四)拆除装订

　　应以对纸质档案的保护为原则确定是否拆除装订。如需拆除装订物，应注意保护档案不受损害，并对排列顺序不准确的档案进行重排。特殊装订且拆除装订后需恢复的档案，在拆除装订物时应采用拍照等方式记录档案原貌，以便于恢复。

　　1.拆除装订的原因有两个，一是原装订材质锈腐需要更换，另一个是为了数字化扫描方便;无论哪种原因都需要以保护档案为前提，在拆除装订的过程中档案本身不能发生二次伤害;

　　2.注意拆除装订后档案页的摆放，切记不能堆放过高，一旦风吹、倒塌造成混乱很难进行清点;

　　3.数字化著录和数字化扫描，一般不是同一个工作人员，著录人员一般不看扫描件，扫描人员一般不看著录数据，很多情况著录和扫描能够对应全凭运气。特别是以卷为单位的档案，不像以件为单位的档案可以靠归档章来区分。这就需要拆除装订后需要做好标识，便于著录和扫描工作的开展。

　　(五)技术修复

　　1 破损严重或其他无法直接进行扫描的纸质档案，应先由专业技术人员进行技术修复。

　　2 折皱不平影响扫描质量的纸质档案应先进行压平等相应技术处理。

　　最后，档案数字化前处理工作，作为档案数字化进程的基石，承载着至关重要的使命。从档案资料的收集甄别，确保纳入数字化流程的档案具备完整性与价值性，到档案的分类整理，依据既定标准将繁杂档案梳理得条理分明，再到对档案原件的妥善修复与预处理，消除影响数字化质量的各类瑕疵，每一个环节都丝丝入扣，为后续的扫描、数据录入及存储等工作筑牢根基。通过严谨的前处理流程，极大提升了档案数字化的整体质量，减少了后续环节可能出现的错误与偏差，保障了数字化档案信息的准确性、完整性与可用性。