随着我国信息技术水平的不断提升，各类信息技术手段在社会上的适用越来越广泛，档案数字化就是其中一个重要的方面。通过档案数字化可以极大地提升档案管理效率，提升档案的查询和利用服务水平。档案数字化有着一系列较为复杂的流程，包括扫描、图像处理、挂接等。其中，档案数字化挂接是将传统档案转换成数字化档案的一个重要步骤。

　　一、档案数字化挂接的含义：

　　在《纸质档案数字化规范》中对数据挂接有着明确规定：

　　1、应借助相关软件对数据库中的目录数据与其对应的纸质档案数字图像进行挂接，以实现目录数据与数字图像的关联。

　　2、逐条对挂接结果进行检查，包括目录数据与纸质档案数字图像对应的准确性、已挂接数字图像与实际扫描数量的一致性、数字图像是否能正常打开等，发现错误及时进行纠正。

　　简单来说，档案数字化挂接，就是将纸质档案或传统载体档案转化为电子数据，再与电子档案管理系统相结合，实现档案信息的数字化管理。 一般档案数据挂接的流程包括以下几个步骤：首先，对纸质档案进行扫描和处理，将其转化为电子图像;其次，对电子图像进行核对和整理，确保信息的准确性和完整性;然后，将电子图像上传至计算机，并在档案管理系统中建立对应的电子档案;最后，对电子档案进行索引和分类，方便后续的检索和查询。

　　二、档案数字化挂接的形式和流程：

　　1. 单个挂接。单个挂接是指将每一条目录数据与其对应的纸质档案数字图像进行逐一、单独的关联操作。通常是在档案管理软件中，打开一条需要挂接的目录，然后选择挂接原文的选项，通过手工操作将数字化扫描的原文与目录数据进行关联。

　　单个挂接的优点是数据关联的准确性高，因为每条数据都是单独处理的，所以不容易出现错误。但是，这种方式的效率相对较低，特别是当需要处理的档案数据量很大时，会消耗大量的时间和人力。

　　2. 批量挂接批量挂接是指利用档案管理软件中内嵌的批量挂接程序或配套的外部挂接程序，根据一定的规则一次性批量完成目录与原文的关联操作。通常需要先对目录数据和数字图像进行质检，确保它们都是合格的，然后通过编制程序或借助相应软件，实现目录数据对相关联的数字图像的自动搜索和批量挂接。

　　批量挂接的优点是效率高，可以大幅缩短数据关联的时间。但是，由于是一次性处理多条数据，所以如果出现错误，可能需要批量修正，这会增加后续工作的复杂性。因此，在批量挂接前最好先进行质检，以减少错误的发生。

　　3. 全文挂接全文挂接并不是一种独立的挂接方式，而是指将纸质档案的全部内容(即全文)都进行数字化处理，并将这些数字图像与目录数据进行关联。这种方式强调的是档案内容的完整性。在实际操作中，全文挂接通常是通过扫描纸质档案的全部页面，然后将这些扫描得到的数字图像与对应的目录数据进行关联。这种挂接方式可以使得利用者通过档案目录数据库直接调阅到档案的全文内容。

　　全文挂接的优点是提供了完整的档案信息，方便利用者进行深入的查阅和研究。但是，由于需要对档案的每一页都进行扫描和挂接，所以工作量和成本相对较高。

　　“单个挂接”“批量挂接”和“全文挂接”在档案数据管理中各有其特点和适用场景，在日常工作中，我们应根据具体需求和条件选择合适的挂接方式。

　　三、档案数字化挂接的注意事项：

　　1. 确保扫描设备的精度和稳定性，以保证电子图像的清晰度和真实性;

　　2. 对电子图像进行严格的核对和整理，避免出现信息错误或遗漏

　　3. 选择合适的存储格式，以档号为基础对数字图像命名，科学建立纸质档案数字图像的存储路径。

　　4. 遵守数据著录规范，确保符合档案数据库的结构标准、元数据字段、著录的规则等。

　　5. 建立完善的电子档案管理系统，确保系统的稳定性和安全性，防止档案信息的泄露和损坏。

　　6. 定期对挂接的档案进行备份和维护，防止数据丢失或损坏，确保档案信息的长期保存和可用性。