近些年，随着社会发展和信息技术水平的提升，数字化被运用到多个领域和行业。所谓数字化，一般是指利用新一代信息技术，包括云计算、大数据、人工智能、物联网等，实现生产、运营、管理、营销和服务全面的数字化，借此推动业务模式重构、管理模式变革、商业模式创新与企业核心能力的提升，包括内部打通、全流程、各环节数据采集、传输和共享支撑、敏捷生产、动态维护、经营管理、实时监控、高效决策，对外则改善用户的体验支撑、远程维护、构建产业生态等。档案管理也积极顺应时代发展潮流，与数字化技术手段相结合，衍生出一种新的档案信息形态。

　　档案数字化转型不仅可以提高组织档案管理效率，还能转变档案的存储和利用方式，大大节省人力物力成本和时间成本。长久以来，各个组织和企业了解到档案数字化的优势，纷纷开展档案数字化转型工作，相关需求不断扩大。

　　档案数字化中标的流程与要点：

　　1. 深入了解需求。投标企业要仔细研读招标文件，明确档案数字化项目的范围、技术要求、质量标准等。比如，了解档案类型是公文、图纸还是古籍，不同类型档案对扫描设备、图像处理技术要求不同。同时，掌握客户对档案管理系统功能、数据安全的需求，为制定方案提供依据。

　　2. 制定优质方案。根据需求，制定涵盖技术方案、实施计划、质量控制、安全保障等方面的详细投标方案。技术方案要选用先进且合适的扫描设备、软件，如针对大幅面图纸选用专业大幅面扫描仪;实施计划要明确各阶段任务和时间节点，确保项目按时完成;质量控制要建立严格的审核机制，保证数字化档案质量;安全保障要采取加密、备份等措施，确保数据安全。

　　3. 展示专业实力。在投标过程中，充分展示企业的技术实力、团队经验、成功案例等。拥有自主研发的档案管理系统、专业的技术团队以及丰富的行业经验，能增加中标优势。例如，展示过往成功完成的大型档案数字化项目案例，证明企业具备承担项目的能力。

　　档案数字化中标后的实施与管理：

　　1. 组建专业团队。集合档案管理专家、信息技术人员、质量控制人员等，明确各成员职责。档案管理专家负责档案整理、分类指导;信息技术人员负责设备操作、系统维护;质量控制人员负责监督各环节质量，确保项目顺利推进。

　　2. 严格质量把控。建立完善的质量控制体系，从档案扫描、图像处理到数据录入、存储，每个环节都要进行严格审核。扫描环节检查图像清晰度、完整性;图像处理环节查看纠偏、去污效果;数据录入环节核对数据准确性;存储环节确保数据安全存储，保证数字化档案质量。

　　3. 加强沟通协调。中标企业要与客户保持密切沟通，及时反馈项目进展，了解客户需求变化，调整项目方案。同时，内部各部门也要加强协作，确保信息流通顺畅，提高工作效率。

　　档案数字化中标后，在数字化归档过程中应遵循的原则包括：

　　1、遵循文件的形成规律，保持文件之间有的机联系。文件的形成有其自身的规律和特点。不同的机关，尽管其职责和业务范围各不相同，但各项职能活动总是存在着各方面的联系，所形成的文件之间必然有一定规律，这种规律也就是文件之间有机联系的具体表现。文件之间的这种联系既能反映出机关职能活动的历史面貌，同时也符合人们查找利用档案的心理预期，为检索提供了线索。因此，进行归档文件整理工作，必须遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。

　　2、区分不同价值。不是所有办理完毕的文件材料都需要整理归档，而是要依照国家有关规定，区分归档范围内不同文件的价值，找定不同保管期限。

　　3、便于保管和利用。这是归档文件整理最基本的原则，也是检验归档文件整理方法实用性的唯一标准。“便于保管和利用”既是归档文件整理的出发点，也是最终目的。