随着信息技术的飞速发展，传统的纸质档案管理模式已难以满足现代社会对信息高效处理和安全存储的需求。纸质档案数字化不仅能够有效解决传统档案管理中的诸多痛点，如存储空间有限、检索效率低下、易损毁和丢失等问题，还能为档案信息的长期保存和高效利用提供有力支持。

　　纸质档案数字化主要流程：

　　一、档案调卷

　　档案调卷这个过程是指定一个专门的负责人与档案库房管理员共同完成。首先将待加工的档案从库房搬运到加工现场，对档案要逐份清点，并办理档案交接登记，确定无误后方可进行拆卷环节的工作。

　　二、整理及著录

　　档案目录的整理是数字化加工工作的前提条件，如果没有正确的档案目录，会给后序工作带来很大麻烦，所以在数字化加工之前必须有完整且正确的档案目录。对于待加工的档案，要制作电子目录。制作途径有两种:

　　(一)使用数字化加工软件的数据录入功能，进行目录制作。

　　(二)使用Excel表格方式制作。

　　如果用户提供的有纸质目录或电子目录，要认真核对有无错漏现象，找出错误并修正。对于错误或疏漏的修正，具体操作细则如下：

　　1、如果用户提供的目录和纸质档案不对照的，应该以纸质档案原文内容为标准进行录入，并删除错误信息。

　　2、著录项相关内容录入要完整。在实际著录中以下著录项必不可少，且与纸质档案要一一对照：以“卷”为管理单位的年度、期限、卷号、题名、卷内文件序号、卷内文件题名、卷内文件页号等。以“件”为管理单位的年度、期限、件号、页数、题名等。

　　3、如果目录内容有错(如主题内容，文号等)，以纸质档案信息为准。

　　4、如遇到较少见的繁体字或不清晰的字体，不允许擅自解决，所有的繁体字在录入时应录入为简体字。

　　5、如遇到无题名的档案，应根据文件内容提炼总结出准确的题名录入。

　　6、页码标注。整理著录的同时，检查案卷的完整性，是否有缺页、漏页、错编现象，正、副卷标注是否正确，有问题及时反馈。没有问题时，用2B铅笔对纸质档案内容进行标注页码，正面标注在右上方，背面标注在左上方，页码字体工整、大小适中。

　　7、分卷事项。档号保持不变。如果纸质档案分多卷，需核对卷内顺序号，增加一条案卷目录，每个分卷都要对应一条案卷目录(不能两个分卷对应一个目录)。

　　三、档案扫描

　　档案扫描是纸质档案数字化过程中的核心环节。纸质档案数字化加工流程，需要了解到数字化过程中所用到的设备除了电脑，最常用也是必须要用的就是扫描设备。

　　一、高速扫描仪。适合档案纸张状况好、无损坏的的档案。体积小携带方便，扫描速度快、且质量高，但每次不能放太多档案，同时使用成本也较高。

　　在需要“图像质量”和“稳定性”上保持高水准之外，“高扫”的核心当然是“高速”。如在精益扫描仪产品分类中，工作组级产品的处理速度在每分钟15-30页，部门级产品在40-60页，生产型产品则至少要达到100页。

　　二、平板扫描仪。适合档案纸张状况相对较差、易破损的档案。平板扫描仪操作较为简便且使用广泛，扫描时秩序将档案放入玻璃板上，对档案原件基本不造成伤害。

　　三、大幅面扫描仪。适合纸张长宽较大的档案(如大型图纸或画册等档案)。此类扫描仪常见于工程类图纸档案的扫描，以保证扫描图片的完整性。

　　四、非接触式扫描仪。适合已装订成册的档案或图书。此扫描仪无需接触档案就可扫描，一方面保护了档案原件，另一方面无需拆卷节省了扫描时间。

　　此外，对于一些博物馆或档案馆里年代久远的纸质古籍，也可使用此类扫描仪，从而保护档案的安全性。

　　五、拍照机(高拍仪)。对档案材质及样式无特殊要求，纸质档案、实物档案均可扫描，且速度快，体积小方便操作，但扫描图像有时会受环境光线影响，所以比较注重扫描环境。

　　除了以上几类扫描设备外，在实际项目中，档案数字化加工人员将会根据档案实际情况选择不同的扫描设备。