在信息技术水平迅速提升的当下，传统的档案管理模式逐渐不能满足社会发展需要，发展出了档案数字化的新型信息形态。

　　档案数字化加工需要遵循的原则包括：

　　第一，规范化原则。规范化原则是指档案数字化时数据的格式、信息代码元数据项必须规范一致，以方便数据管理、检索利用和数据交换与共享。相反，数据格式、信息代码和元数据项不统一、不规范，将不利于档案的管理、检索利用和数据交换共享。统一的规范包含三个方面，一是数字化的档案信息的数据格式、信息代码和元数据项必须统一;二是数字化中应尽可能采用国家或国际标准，将数据格式、信息代码和元数据统一到国家或国际标准上来;三是数字化过程要规范，每一个环节都必须遵循相应的规范。

　　第二，准确性原则。档案著录的信息应与档案原有属性信息相一致，建立的对应关系应准确。

　　第三，完整性与系统性原则。档案数字化过程中录入信息的完整性，确保内容信息、背景信息和元数据等信息的系统性，能够全面地记录和描述档案的各种属性。

　　第四，需求牵引，成本效益原则。档案数字化以档案利用为目的，贯彻需求牵引和成本效益原则，根据需要，先数字化利用率高的档案，后数字化利用率低的档案。根据这一原则，应贯彻“五个优先”原则，下列档案应优先考虑建立数据库。

　　(1)常用优先

　　这是贯彻需求牵引原则，把利用频率较高的档案优先数字化，以满足当前利用的需求，增加数字档案馆的效益。

　　(2)目录优先

　　即把档案目录优先数字化，以满足检索需求。目录优先还体现为成本效益的需要。由于全文数字化建设需投入的人力物力较大，见效比较慢，如优先将档案的目录进行数字化，实现档案的计算机检索，以尽快见到效果。

　　(3)急用优先

　　企业在某一个时期有特定的专项任务，从而派生出对某一方面档案利用的紧迫需求，档案数字化时应考虑这一需求，将急用的档案优先数字化，以满足紧急需求。如产品开发时期有可能对某一老产品的档案调用较多，可考虑优先将该老产品档案数字化，以方便利用和满足业务发展对档案利用的需求。

　　(4)孤本优先

　　即把珍贵的档案优先数字化，以满足珍藏需求。数字化后，孤本档案利用可不用调用原件，可有效保护档案原件，达到珍藏的目的。

　　(5)特色优先

　　即将体现本企业特色的档案优先数字化，以满足特殊需求。不少企业档案机构保存有称之为“镇馆之宝”的档案，这部分档案较易引起利用者的兴趣，可优先数字化，有利于增强档案部门的影响力。

　　第五，安全保密原则

　　档案数字化的途径一般有两种：一是通过归档接收电子文件;二是馆(室)藏传统载体档案数字化。馆(室)藏传统载体档案数字化的方式一般是通过计算机录入和扫描两种方式进行的，与传统的档案信息相比,这些数字化档案信息，因为依托于计算机存储技术、网络技术，所以具有明显的不稳定性，数字化信息的内容和位置易发生变化。

　　因此,在档案数字化过程中，要做到以下几点，以保证安全性原则：

　　(1)通过录入或扫描方式得到的数字化档案信息，要确保档案原件的安全;

　　(2)处理和存储数字化档案信息时，要确保数字化档案信息的内容与档案原件相吻合;

　　(3)遵循原始档案的保密性，确保涉密档案的信息不被未授权者浏览;

　　第六，档案数字化“两个同步”原则

　　(1)档案数字化转换与档案鉴定同步推进

　　在档案数字化过程中，要对每个保管单位进行梳理，在这个过程中对需要数字化的档案进行一次鉴定是十分必要的。通过鉴定重新审视其价值，尤其是已到期或将到保管期限的档案，通过鉴定可剔除价值较低的档案，将其排除在数字化范围之外。数字化过程中的鉴定也可列入日常管理的定期鉴定，可谓一举两得。

　　(2)数字化转换与档案利用同步推进

　　由于档案数量庞大，档案数字化工作周期一般较长，如果等到全部档案数字化完成后将档案数据开放检索，数字档案馆的效益将长期得不到体现，增加缩减投资和项目失败的风险。为此，必须尽早将档案数据开放检索，实行数字化与档案利用同步进行，完成一批投入，开放一批，尽早使数字档案馆建设工作见到成效。