档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、扫描线性CCD技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。在信息化时代，档案数字化已成为提升档案管理效率、保障信息安全、促进资源共享的关键举措。

　　档案数字化的主要工作流程：

　　第一，规划与前期准备：在做档案数字化加工之前，需要进行全面的需求分析，制定详细的工作方案，包括确定数字化对象、工作目标、成本核算等。同时，必须确保有足够的技术和管理人员支持，以及必要的基础设施和设备投入。

　　第二，纸质档案的前处理：在进行数字化之前，需要对纸质档案进行适当的预处理，比如清洁、整理和修复，以确保扫描过程中档案的安全和图像的质量。这个步骤对于保护原始文件的完整性至关重要。

　　第三，档案的扫描与图像处理：使用高性能扫描仪进行档案的扫描工作，并对所得图像进行必要的处理，如纠偏、去污、调整分辨率等，确保数字副本的清晰度和阅读性。这一阶段是整个数字化过程中最为关键的部分。

　　第四，数据挂接与目录数据库建立：将处理好的数字图像进行系统挂接，构建便于管理和检索的电子目录。这不仅提高了后续查找效率，也保证了数据的长期可访问性和可用性。

　　第五，成果验收与数据备份：完成数字化加工后，需要进行质量检验和验收，确保所有数字副本符合既定标准。另外，应实施系统的数据备份策略，防止数据丢失或损坏。

　　第六，安全与保护措施：在整个数字化过程中，必须严格遵守相关的安全和保密规定，特别是涉密档案的处理。同时，采取有效的技术手段和管理措施，保障档案信息和实体的安全。

　　档案数字化的必要性：

　　第一，更好地保存历史资料。传统纸质材料在管理和使用过程中存在诸多不利因素，而且归档材料易受潮、受损，借助信息数字化在社会各领域的拓展，档案归档的材料由原始的纸质材料向多样化发展，如磁盘、光盘、录像带、彩色照片等，要想方设法延长其保存期限。过去的材质和现行的纸质材料，都难以达到这一目的，但数字化管理，如利用计算机扫描技术对这些文献作数字化处理，制作数字化副本，提供利用和交流，把原件妥善地保存起来，便可以有效地延长原件的保存时间，以防因长期翻阅造成字迹模糊或破损。

　　第二，更好地进行档案管理。数字化管理如利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。档案管理工作的最终目的就是为了更好的利用档案，数字化档案后我们可以足不出户，在电脑前就可以完成档案的查找和借阅，省时省力，并且再也不会受到时间的限制，随时都可以上网查询需要的档案资料。网上利用档案的开展，将会使档案工作进入一个崭新的工作环境，进入极好的良性循环之中。

　　第三，更好地提供档案利用。档案人员可利用已数字化的档案信息，从繁重的立卷中解脱出来，集中时间和精力致力于档案与信息资源的开发和利用工作，进一步开发档案资源，快捷地进行文献汇编、数据汇编、专题汇编等各项工作。采用计算机编目检索技术、计算机尖端技术等现代化手段来提高档案利用效率及减轻档案管理人员的劳动。也只有档案工作现代化，才能从根本上解决档案利用方式、方法与社会利用之间的矛盾，更好地使其转化为生产力以服务于社会发展。

　　综上所述，档案数字化不仅是提升档案管理效率、保障信息安全、促进资源共享的关键举措，更是满足信息时代需求、推动档案管理现代化、促进档案资源高效利用的必然选择。随着技术的不断创新和应用场景的拓展，档案数字化将在档案管理领域发挥更大的作用，为档案事业的高质量发展贡献更多力量。