在信息技术飞速发展的当下，档案数字化已成为档案管理领域的必然趋势。档案数字化工作并非简单地将纸质档案转换为数字格式，而是一项复杂且系统的工程，有着一系列严格的基本要求，这些要求贯穿于数字化工作的规划、实施及后续维护的全过程，是保障档案数字化成果质量、安全及高效利用的关键所在。

　　档案数字化的基本要求有哪些呢?

　　(一)机构及人员

　　1. 应建立纸质档案数字化工作组织，对数字化工作进行统筹规划、组织实施、协调管理、安全保障、技术保障、监督检查、成果验收等，确保数字化工作的顺利开展。

　　2. 应配备具有相应能力的工作人员，包括熟悉档案业务并具有较高的调查研究水平和良好的组织领导能力的管理人员，熟悉相关标准规范并能够为纸质档案数字化工作各环节提供技术支持的技术人员，掌握一定数字化基础知识并熟悉本职工作的操作人员等。应通过科学规范的管理制度，对工作人员进行规范化管理。为强化数字化工作的安全性，应加强对外聘工作人员的审核。

　　(二)基础设施

　　1.应配备专用加工场地，并进行合理布局，形成档案存放、数字化前处理、档案著录、档案扫描、图像处理、质量检查等工作区域。

　　2.加工场地的选择及温湿度等环境的控制不应不利于档案实体的保护。场地内应配备可覆盖全部场地的防火、防水、防有害生物、防盗报警、视频监控等安全管理的设施设备。

　　3.应合理规划、配备和管理纸质档案数字化设施设备，确保设施设备安全、先进，能够满足数字化工作的需要。

　　(三)工作方案

　　1.应在充分调研的基础上，制定科学合理的工作方案，确保纸质档案数字化工作达到预期目标。

　　2. 纸质档案数字化工作方案应包括数字化对象、工作目标、工作内容、成本核算、数字化技术方法和主要技术指标、验收依据、人员安排、责任分工、进度安排、安全管理措施等内容。数字化对象的确定应综合考虑档案的珍贵程度、开放程度、利用率、亟待抢救程度、数字化资金情况等因素。

　　3. 宜对纸质档案数字化工作方案进行专家论证，确保其科学、规范、合理。

　　4. 纸质档案数字化工作方案应经审批后严格执行。工作方案审批结果应与数字化工作过程中形成的其他文件一并保存。

　　(四)管理制度

　　1. 应制定科学化、规范化的管理制度，并在工作过程中严格执行，以有效保障档案安全和纸质档案数字化成果质量。

　　2.纸质档案数字化管理制度应包含岗位管理、人员管理、场地管理、设备管理、数据管理、档案实体管理等方面的制度。

　　岗位管理制度主要规定数字化工作各岗位的工作目标和职责，形成明确的岗位业务流程规范、考核标准、奖惩办法等;人员管理制度主要对人员的安全责任、日常行为、外聘人员信息审核及管理、非工作人员来访登记等进行规范;场地管理制度主要对人员出入和工作场地内基础设施、环境、网络、监控设施、现场物品、证件等的管理进行规范;设备管理制度主要对数字化工作各环节涉及的全部设备的管理进行规范;数据管理制度主要对数字化各环节所产生的数据的管理进行规范;档案实体管理制度主要对档案实体在数字化过程中的交接、管理、存放等工作进行规范。

　　(五)工作流程

　　1. 应依据相关的法律法规和各类技术标准，制定相关的工作流程和各环节操作规范等，对纸质档案数字化全过程进行有效的控制，确保数字化成果质量。

　　2. 应加强对纸质档案数字化工作的全流程安全管理。

　　3.应建立完善的问题反馈机制，对纸质档案数字化工作过程中后端环节发现前端环节中产生的问题进行及时反馈和修正。

　　综上所述，档案数字化的基本要求涵盖前期规划、加工质量、信息安全、长期保存及人员管理等多个关键方面。只有严格遵循这些要求，全面、系统地推进档案数字化工作，才能实现档案管理的现代化转型，为社会发展提供优质、高效的档案信息服务。