企业档案的作用是指企业档案对于人们从事实践活动的影响，是企业档案价值在社会活动中的体现，此处对于企业档案作用的探讨，主要从企业的角度分析企业档案对于企业的作用。《企业档案工作规范》中明确指出：“企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分。”企业档案是企业各项职能活动的原始记录，是企业活动的真实凭证，包含了企业生产、经营、财务、管理、文化建设等各个方面的内容，因此，其对于企业的影响是多方位、多角度的。

　　具体而言，企业档案的性质和作用可概括为以下几个方面：

　　第一，企业档案是企业核心竞争力的重要组成部分。从信息管理的角度来看，企业档案记录了企业生产经营活动的成功经验和失败教训，是信息资源的重要组成部分。与企业人力资源、财力资源、技术资源等一样，信息资源也是企业资源中的重要组成部分，因此，企业档案是企业不可或缺的核心竞争力组成部分之一。企业信息包括企业在各项职能活动中形成的各类信息的总和，如图书、资料、新闻、情报、档案等，其中，档案是与企业活动最为息息相关、最真实可靠的信息，能全面反映企业的各项职能活动，其价值在企业信息体系中占据着重要的地位。

　　第二，企业档案是企业管理的重要工具。企业档案形成于企业各项职能活动中，与此同时，企业档案反过来能够成为企业创新的基础、改善企业管理的工具。企业档案作为管理工具是指在企业生产经营或科研产品开发过程中，与信息、情报、技术等综合发挥作用，影响企业管理决策的过程。例如，通过有效利用以往形成的档案，便于企业管理者迅速掌握企业的内部情况(如生产线、技术设备、人才队伍等情况)和外部情况(如同行、同系统、国际等的情况)，以以往各类信息作为企业决策的基础，调整企业的生产方向、制定企业的生产计划，在企业内部进行指挥、控制、组织等管理活动。

　　第三，企业档案是维护企业经济利益和合法权益的有力保证。一方面，借助企业档案能够实现对外生产计划的调整和对内的高效管理，预测未来市场发展趋势，增强企业的市场竞争力。另一方面，由于企业在市场竞争中不可避免地会遇到各种矛盾和纠纷，企业档案保存了大量与企业权限相关的法律凭证性材料，使得企业档案在企业发生经济纠纷事件时成为解决纠纷、维护企业经济利益和合法权益的重要法律凭证和经济技术依据，如销售合同，在企业发生重大事件或经济事故时，能够成为企业维权的有力依据。

　　河北企业档案数字化的技术应用：

　　(一)OCR 识别技术。OCR(光学字符识别)技术在档案数字化中发挥着重要作用。它能够将扫描图像中的文字转化为可编辑的文本格式，极大地提高了档案内容的检索效率和二次利用价值。通过 OCR 识别技术，用户可以通过关键词搜索，快速找到相关的档案段落，无需逐页翻阅档案图像。然而，OCR 技术在面对手写字体、特殊符号时，识别准确率有待提高。因此，企业需要结合人工校对的方式，对识别结果进行审核和修正，确保档案信息的准确性。

　　(二)档案管理系统。先进的档案管理系统是档案数字化的核心支撑。该系统具备用户权限管理功能，能够根据不同用户的需求和职责，设置不同的访问权限，保障档案信息的安全。同时，系统支持档案的分类存储、检索查询、版本管理、数据备份与恢复等多种功能，实现了档案管理的规范化、自动化和智能化。企业可以根据自身的需求，选择适合的档案管理系统，或者进行定制开发，以满足企业的个性化需求。

　　(三)数据安全技术。数据安全是档案数字化工作的重中之重。企业采用加密技术对传输和存储的档案数据进行加密处理，防止数据被窃取或篡改。建立严格的用户认证机制，如用户名密码、指纹识别、人脸识别等，确保只有授权用户能够访问档案数据。部署防火墙、入侵检测系统等网络安全设备，抵御外部网络攻击，保障档案管理系统的网络安全。