随着信息技术的飞速发展，数字化在各行各业的应用愈加普遍，并在行业发展和社会进步中发挥着越来越重要的作用，其中包括档案数字化。

　　一、数字化档案的主要特点

　　1.节约成本，经济效益高。从短期来看，档案机构选择外包公司或者自行准备设备和专业人员，成本投入较高。但从长期效果来看，档案数字化可以大大节约档案存储和管理的成本。一方面，纸质档案对存放场所有较大要求，既要有足够空间，又要能控制温湿度等条件，以确保档案的长久存放。另一方面，传统档案管理需要多个人员在线下提供档案查询、利用服务。而数字化档案管理是机读档案，存储管理和利用都是在线上，不再是传统纸质为载体的档案信息。这样不仅节省了占地面积，节省了保管费用，而且方便查阅，也避免了重复印刷而造成的纸张浪费和不必要的增加人员的费用。

　　2.办公效率高。数字化的档案管理可以提高文件归档速度，并使档案可以尽快开始使用。以人事档案管理为例，由于具有很强的流动性，如升学、工作、退休等，要想准确了解并统计这些情况，传统的档案管理方法必须由人工进行归档整理后才能进行查询。而数字文件通过网络计算机管理，则能够准确迅速地反映当前情况。数据查询通过数字化档案管理变得十分简单，可以真正做到让办公室的工作人员足不出户便可知晓天下大事，让普通大众实现档案的远程检索和利用。

　　3.档案利用率高。由于传统的档案大都以纸质为载体，通常保管在档案馆、档案室，给使用者造成了极大的不便。数字化档案管理使查找档案更加方便快捷，使用者可以准确地查询到到自己所需要的档案。信息网络的实现大大提高了档案的利用效率。使用着可以不受空间和时间的限制，更加便利快捷。

　　二、数字化档案发展趋势

　　1.智能化与自动化：

　　档案数字化的未来发展趋势是与人工智能技术的融合。人工智能技术的应用使得档案的检索和分析更加智能化和自动化。通过对大量的档案数据进行深度学习和模式识别，人工智能可以实现对档案信息的自动分类、关联和推荐，提高了档案检索的准确性和效率。此外，人工智能还可以利用自然语言处理和语音识别技术，实现对档案内容的智能化解读和理解，为用户提供更加智能化的服务和指导，大大提高档案管理的效率和准确性。

　　自然语言处理(NLP)技术的应用将使用户查询更加便捷，提供精准的检索结果。

　　2.云计算与大数据：

　　云计算将为数字化档案管理系统提供强大的计算和存储能力，实现档案数据的跨地域、跨部门共享。与此同时，大数据技术将用于深度分析和挖掘档案数据，为决策提供支持。

　　3.安全性与隐私保护：

　　随着网络安全威胁的增加以及大众对信息安全的重视，数字化档案管理系统将采用更先进的安全技术，如加密技术和访问控制，确保档案数据的安全。

　　系统将更加注重隐私保护，遵守相关法律法规。

　　4.需求多样化。档案数字化市场需求呈现出多样化的特点，不同的企业府部门对档案数字化服务的需求不同，有些企业可能需要专业的档案数字化解决方案，而政府部门可能需要技术支持和咨询服务。与此同时，市场需求与技术发展密切相关。档案数字化市场需求与信息技术发展密切相关，新技术的发展往往能推动档案数字化市场需求的快速。例如，云计算、大数据、人工智能等技术的应用，为档案数字化提供了更多的可能性。