数字化档案加工，就是通过先进技术手段将实体档案转换成以数字形式存在的、非实体的数字化档案的过程。随着社会进步和科技发展，档案数字化加工的优势愈发显现，越来越多的组织选择将本组织内部的档案进行数字化加工处理。

　　档案数字化加工的工具可以包括以下几种：

　　1.扫描仪/数字拍摄仪：用于将纸质文件数字化为电子文件的工具。扫描仪的类型十分多样，包括

　　2. 光学字符识别软件：用于将扫描或拍摄的图像文件转换为可编辑的文本文件。

　　3.文件管理系统/数字化档案管理系统：用于存储、分类、索引和检索电子档案的软件系统。

　　4.数字存储设备：包括硬盘、闪存驱动器、云存储等，用于存储数字化档案。

　　5.数字签名工具：用于对电子文档进行电子签名，确保文件的真实性和完整性。

　　6. 数据备份和恢复工具：用于定期备份数字化档案，并在需要时进行恢复。

　　7. 数据安全工具：包括防病毒软件、防火墙、加密软件等，用于保护数字化档案的安全性和机密性。

　　8.手写输入和识别软件：用于将手写的文件或笔记数字化，并进行文字识别。

　　9.共享和协作工具：如云存储平台、协同办公软件等，用于多人共享和协作电子档案。

　　这些工具可以根据具体的需求和场景进行选择和组合使用，以实现有效的档案数字化管理。

　　数字化档案加工的意义：

　　1. 优化资源配置

　　(1)减少存储空间。数字化档案可以存储在计算机硬盘、光盘、磁带等介质上，大大减少了对物理存储空间的需求。与纸质档案相比，数字化档案的存储成本更低，且存储空间更易于扩展。例如，一个大型企业的纸质档案可能需要占用大量的仓库空间，而数字化档案则可以存储在几台服务器上，节省了大量的存储空间和管理成本。

　　(2)提高资源利用率。数字化档案加工通过整合各类信息资源，便于企业或组织内部的跨部门、跨地区信息共享。这种共享机制不仅提高了档案的利用效率，还促进了信息的流通和协同工作。例如，在跨国企业中，不同国家和地区的分支机构可以通过网络访问和共享总部的档案信息，提高企业的运营效率和决策支持能力。

　　2. 促进信息共享

　　一方面，数字化档案加工支持档案信息的跨部门共享，便于不同部门之间的协作和信息交流。通过档案管理系统，不同部门可以同时访问和使用档案信息，减少重复工作和资源浪费。例如，在政府机关中，不同部门之间可以通过档案管理系统共享档案信息，提高工作效率和协同能力。另一方面，数字化档案加工还可以实现档案信息的社会共享，促进社会文化的传承和发展。

　　档案数字化加工过程中的注意事项：

　　(1)档案数字化加工前，档案数字化文员需要对档案进行整理、分类、清理污渍等措施，才可以进行后面的档案数字化加工流程，这就好比同房子的地基，打好了后面的工作才不会乱。

　　(2)档案数字化加工时，必须根据实际的档案情况，如档案的纸质、类型、管理方案，选用适合的扫描设备，否则不仅损伤档案纸质原件，还无法完成扫描质量。

　　(3)档案数字化加工时，请选择正规的档案数字化管理系统，一方面保证档案扫描后的图像加工操作，另一方面为后续档案查询/借阅等工作提升效率。

　　(4)在档案数字化加工流程中，虽然已获取了数字化档案，但同样要注意纸质原件的安全保护，妥善保存实体档案，保护档案原件安全和档案信息安全，防止非法人员钻空子。