什么是档案数字化工作呢?

　　档案数字化是指采用扫描仪等设备对纸质档案进行数字化加工，使其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上的数字图像，并按照纸质档案之间原有的内在联系，建立起目录数据与数字图像关联关系的处理过程。

　　档案数字化是档案信息化的重要组成部分，也是实现档案信息化的基础工作。档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。

　　传统载体的档案经数字化扫描设备加工成数字档案形式，通过局域网、政务网、互联网进行计算机检索、阅读电子档案，为迎接档案信息服务新环境的挑战，提高管理水平、提高效率，增强档案业务部门的服务水平，为档案内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务。为适应时代发展的新需求，越来越多的机关单位开展档案数字化工作。

　　在档案数字化过程中，为了保障档案原件的安全和档案信息的安全性和准确性，实际工作应遵循相应的原则，具体包括：

　　第一，科学性原则

　　档案数字化的科学性原则指在进行数字化时遵循档案信息的形成、保管、利用的客观规律，使档案信息数字化工程真正服务于社会，发挥其信息资源的作用。档案数字化的科学性要求从档案信息的收集、处理、存储、传递、利用乃至反馈的整个过程，都必须保证真实、准确、可靠,数字化的方法和手段也需要注意科学性。

　　第二，两个同步原则

　　一是档案数字化转换与档案鉴定同步推进。在档案数字化过程中，要对每个保管单位进行梳理，在这个过程中对需要数字化的档案进行一次鉴定是十分必要的。通过鉴定重新审视其价值，尤其是已到期或将到保管期限的档案，通过鉴定可剔除价值较低的档案，将其排除在数字化范围之外。数字化过程中的鉴定也可列入日常管理的定期鉴定，可谓一举两得。

　　二是数字化转换与档案利用同步推进。由于档案数量庞大，档案数字化工作周期一般较长，如果等到全部档案数字化完成后将档案数据开放检索，数字档案馆的效益将长期得不到体现，增加缩减投资和项目失败的风险。为此，必须尽早将档案数据开放检索，实行数字化与档案利用同步进行，完成一批投入，开放一批，尽早使数字档案馆建设工作见到成效。

　　第三，实用性原则

　　档案数字化加工过程中要充分考虑档案利用的需求和频率。主要考虑满足大众常用的需求，对研究有重要参考价值，原始档案使用频繁，尽量选用优质的纸质，要充分考虑到方便查阅的情况。

　　第四，安全性原则

　　在档案加工的过程中要保证档案的安全性，主要有两方面。一方面是档案实体原件的安全，即要保证加工场所的防火、防潮、防虫等工作。另一方面是档案信息的安全性。有些档案涉及到国家机密，必须要妥善的保管，档案加工人员必须经过保密培训，并签署保密协议，人员也不能随意更换。

　　第五，共享性原则

　　档案数字化的共享性原则是由档案信息的利用率决定的，因为档案信息是来自社会的宝贵财富，数字化的档案信息利用得越广泛，其作为资源的作用就发挥得越充分。因此，要建立完备的档案数字化保障体系和高效的信息流通、传递和利用体系，通过有效的分析和管理，及时准确地把利用率高且具有较大社会效益和经济效益的档案信息最大限度地进行利用，充分发挥档案的价值。