档案数字化软件，就是专门用于档案数字化处理和管理的计算机软件系统。该类软件通过集成多种功能模块，实现档案的扫描、图像处理、文字识别、数据存储、检索查询、安全备份等操作。从实际工作作用上来看，档案数字化软件不仅能够提高档案管理的效率和准确性，还能确保档案信息的安全性和长期可用性。其核心目标是将传统的纸质档案转化为数字格式，以便于存储、管理和利用，同时为档案信息的共享和传播提供支持。

　　档案数字化软件的主要功能：

　　第一，档案的移交功能。档案的来源多种多样，不同的档案管理机构之间可能存在档案的交换或转移，同一组织内部的多个档案管理机构之间也可能存在档案交换或转移，利用档案管理系统，可快速准确定位档案信息并确保档案信息的严谨性和完整性。

　　第二，档案的校正功能。档案归档后，档案信息是不允许轻易修改或变更的，但在档案管理的实际活动中，因种种原因，可能需要对档案的信息进行校正。利用档案管理系统，可以高效、准确的校正档案资料，节省了时间，提高了效率。

　　第三，档案的鉴定功能。在档案的保管利用过程中，档案可能会发生损坏、遗失、过保存期限后调整保管期、密级调整或开放等各种情况，档案管理系统会自动对档案保管期进行校验，对接近或已过保管期限的档案，系统会自动提示相关业务人员。

　　第四，档案的保存功能。由于采用高端信息数据库技术作为强大支持，档案数字化管理软件中的数据可以自动、定期的安全保存，即使中间出现问题，也可通过档案数字化软件中的备份数据库还原出错前的档案信息，安全而且实用，可以在很大程度上保障档案的信息安全性和完整性。

　　第五，档案的销毁功能。在档案的保存和利用过程中，因档案不再具备价值、保管期限到期等各种各样的原因，需要对一部分档案进行销毁。档案的销毁更须经过严格的权限控制，并要在严格的审批流程下进行。

　　第六，档案信息的共享和利用。档案数字化软件支持档案信息的共享和利用，用户可以通过网络访问和使用档案数据。软件通常提供多种输出格式，如PDF、JPEG、TIFF等，方便用户下载和打印档案。此外，软件还支持在线预览功能，用户可以在不下载文件的情况下查看档案内容，提高了档案利用的便捷性。

　　档案数字化软件的特点：

　　首先，档案数字化软件的信息管理高效。传统的档案管理通常需要耗费大量的人力、物力和时间来完成各种繁琐的操作，而档案数字化软件可以通过自动化和数字化的方式，快速地为用户完成各种信息处理任务，大大提高了工作效率。用户只需简单的操作和点击，就可以轻松地完成文件的分类、存储、检索和传输等操作，极大地减轻了用户的工作负担。

　　其次，档案软件的数据存储和检索较为准确。传统的手工档案管理容易出现文件遗失、记录错误等问题，而档案数字化软件通过建立统一的数据库和文件索引系统，可以确保档案信息的准确性和可靠性。用户可以通过关键词、日期、文件类型等多种方式快速地检索并找到所需的文件，大大节省了寻找文件的时间和精力。

　　第三，档案软件有安全可靠的数据保护。档案及其相关的信息常常是机密和重要的，在传统的纸质存档方式中容易受到火灾、水灾、破坏等意外事件的损害。而档案数字化软件采用数字化存储方式，可以将档案信息备份到云端服务器或其他物理设备中，有效防止了档案信息的丢失和损坏风险。同时，档案软件还可以对档案信息进行权限管理和加密，确保只有授权的人员可以访问和操作档案信息，提供了安全可靠的数据保护措施。

　　综上所述，档案数字化软件具有高效的信息管理、准确的数据存储和检索、安全可靠的数据保护等特点，这些特点使其区别于传统的档案管理模式。它不仅提高了档案管理的效率和质量，还为用户提供了安全可靠的档案管理解决方案，推动了档案管理工作向数字化、智能化的方向发展。相信随着科技的进步和档案软件的不断创新，档案管理工作将会更加便捷、高效和智能。