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档案管理及数字化加工

2025-02-08 11:55 已有人浏览 小编

  档案管理,也可以称作档案工作,主要是档案馆(室)直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称,同时也是我国档案事业最基本的组成部分。档案是在社会活动中直接形成的原始记录,对组织和个人来说有着十分重要的原始凭证作用和参考作用。档案管理的目的就是健全档案机构档案的保管制度,促进档案检索和利用工作,充分发挥档案功能。通常来说,档案管理工作指的是档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和提供利用这八个环节。

档案管理及数字化加工

  档案管理中收集、整理、鉴定环节的具体内容:

  1. 档案收集。档案收集就是按照档案形成的规律以及规定,通过例行的接收制度和专门的征集方法,把分散在各机关、部门、个人手中和失散在社会上的档案,集中到机关档案室和国家档案馆进行科学管理的一项业务环节。首先是接收,各级国家机关和各种社会组织的档案室,按照规定接收本机关业务部门和文书处理部门办理完毕移交归档的文件;各级各类档案馆依据国家法律和有关规定接收现行机关和撤销机关的档案。其次是征集,征集流散在各机关、各部门、个人与国外的有价值的各种历史档案和相关资料,主要分为非强制性和强制性两种。最后是寄存寄存,一般是通过协议的形式将档案存放到档案馆。寄存档案的单位或个人不失其所有权,并享有有限使用权以及能否准许其他人利用的决定权。

  2. 档案整理。档案整理是管理工作中较为核心的环节。档案馆(室)对收集来的档案分门别类组成有序体系的一项业务,是档案管理中的一项基础工作。主要包括三部分。一是系统排列和编目。在正常条件下,档案室接收文书部门和业务部门按照归档要求立好的案卷,档案馆接收各机关按照入馆要求整理移交的案卷,并检查案卷质量,制订馆(室)内分类排列方案,进行案卷和全宗的系统排列以及案卷目录的加工。二是局部调整。对已接收但不完全符合整理要求的案卷,进行必要的部分加工整理,对由于遭受损失、销毁与移出等各种原因致使整理体系发生重大变化的档案,进行新的系统化调整。三是全过程整理。对必须接收和征集的零散档案,进行包括整理工作全部内容的系统化编目。

  3. 档案鉴定。档案鉴定是判定档案真伪和价值的过程。当前档案界人士通称的档案鉴定主要指的档案的价值鉴定。在这方面,我国现阶段的档案价值鉴定的内容分为三个方面:一是归档鉴定。二是保管期限鉴定。三是到期鉴定。与此同时,档案的鉴定离不开相应的要求标准。档案价值鉴定的标准可分为自身属性标准、社会需求标准和相对价值标准。其中自身属性标准又包括职能标准、来源标准、内容标准和形式标准等。

  然而,近些年,随着社会发展和科技进步,社会对档案管理的需求逐渐转变,传统的档案管理模式不再能满足社会大众对档案的查询、利用等多方面的需求。另一方面,档案数量不断增加,档案管理机构的压力也日益增大。因此,我国档案管理通过与先进技术深度融合,走上了档案数字化转型的道路,现如今档案数字化在我国的应用越来越广泛。简单来说,档案数字化就是通过各种先进技术手段,如扫描、计算机、光学字符识别等,将传统的实体档案转换成以数字化形式存在的非实体档案,存储在特定的线上档案管理系统中的过程。

  最后,档案数字化不仅不可大大提升各个机构的档案管理效率,还可以通过关键词快速定位检索档案,大大提高档案利用服务水平,节约时间,为大众提供更加完善、便捷的档案检索和利用等服务,甚至可以满足个性化的档案需求。因此,档案数字化企业、政府机关单位和其他社会组织来说都是一个十分明智的选择。

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