档案管理在现代社会中扮演着至关重要的角色。无论是企业、政府机构还是个人，档案管理都能确保信息的有序存储和方便调用。具体来说，档案管理就是指对各类档案文件进行系统性收集、分类、整理、保存和利用的全过程。通过有效的档案管理，企业和个人能够确保重要文件得以合理保存和高效调用，避免信息丢失或难以查找的情况。

　　在探究什么是档案管理的时候，我们需要了解其主要步骤。通常来说，档案管理包括以下几个主要环节：

　　收集：系统性地收集各种重要文件和数据，以确保信息全面。

　　分类：根据文件的类型、时间、重要性等因素进行分类。

　　整理：按照预定的方法和规则，对文件进行整理，使之便于查找和存储。

　　保存：选择合适的存储工具和环境，提高文件保存的安全性和耐久性。

　　利用：建立高效的文件调用和利用系统，让信息发挥最大的作用。

　　传统档案管理的局限性：

　　传统档案管理主要依赖于纸质文件的存储和管理。随着社会发展和人们需求的多样化，这种方式逐渐显露出一些局限性，主要包括：

　　1. 物理存储空间需求大：纸质档案需要大量的物理空间进行存储，随着档案数量的增加，存储空间的需求也不断增加，这不仅增加了成本，还限制了档案的可扩展性。

　　2. 检索效率低：在纸质档案中查找特定信息需要耗费大量的时间和人力，尤其是在档案数量庞大的情况下，检索效率极低。

　　3. 安全性差：纸质档案容易受到火灾、水灾、虫害等自然灾害和意外事故的影响，导致档案损坏或丢失。此外，纸质档案的保密性也较难保证，容易被未经授权的人员访问或篡改。

　　4. 共享困难：纸质档案的共享需要物理传递，这不仅耗时，还容易导致档案的损坏或丢失。在多用户需要同时访问同一档案的情况下，共享变得更加困难。

　　因此，在信息化时代，我国档案管理模式发生了转变，与先进技术手段相结合，产生了一种新型的档案信息形态——档案数字化。通过档案数字化可以把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。

　　档案数字化的优势：

　　1、提高经济效益 过去一直使用粗放型模式即以增加办公人员和办公费用为解决这一难题的唯一手段，致使管理成本大幅上涨。而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。

　　2、提高办公效率 数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。以组织部门为例，干部的任用、干部的提拔都需要详细准确的档案信息。然而档案数字化管理变可提供详细、即时的数据信息，为领导决策提供服务。与此同时，数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。由于信息的超时空流动，数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息控制中心。

　　3、增强档案原件保护 将纸制档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。尤其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护，另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分档案篡改的行为。