随着社会发展进步和我国科技水平的迅速提升，各种新型技术手段在社会各行各业中的运用越来越广泛，社会大众也认识到，只有跟上时代步伐，才能促进自身的可持续发展。因此，我国档案管理行业也积极探索与先进技术手段相融合的新型档案管理模式。档案数字化就是通过通过数字化技术对传统的实体档案进行加工处理，将其转换成以数字形式存在的数字化档案。

　　档案数字化的工作内容：

　　1. 制定工作方案，配备设施设备

　　(1)工作方案应包括数字化对象、工作目标、工作内容、成本核算、数字化技术方法和主要技术指标、验收依据、人员安排、责任分工、进度安排、安全管理措施等内容。

　　建立岗位管理、人员管理、场地管理、设备管理、数据管理、档案实体管理等方面的数字化工作制度。

　　(2)配备专用加工场地，档案存放、数字化前处理、著录、扫描、图像处理、质量检查等工作区域分区布置;配备必要的计算机、扫描仪、存储磁盘、档案整理加工工具;配备防盗报警、视频监控等安全管理的设施设备。

　　2. 做好档案出库工作

　　(1)按照工作方案确定的数字化对象开展档案调取、清点、登记等前期准备工作，并提交档案出库申请，经相关责任人批准后，严格按照档案库房管理规定为数字化对象办理出库相关手续，并与数字化部门共同清点无误后，对档案进行交接出库。

　　(2)纸质档案数字化过程中，应设置距离数字化加工场所较近的保管库用以临时存放纸质档案，并对纸质档案的领取与归还进行严格管理，认真做好检查、清点、登记等工作，确保纸质档案的安全。

　　3. 档案扫描相关工作

　　档案扫描应根据纸质档案原件实际情况、数字化目的、数字化规模、计算机网络和存储条件等选择相应的扫描设备，和进行相关参数的设置和调整。参数的设置和调整应保证扫描后数字图像清晰、完整、不失真，图像效果最接近档案原貌。在扫描设备的选择上，应注意两个方面：一是要特别注意对档案实体的保护，尽量采用对档案实体破坏性小的扫描设备进行数字化。纸张老旧、薄脆、破损的，不得使用高速扫描仪进行扫描。二是对于超出所使用扫描仪扫描尺寸的档案，可以采用更大幅面扫描仪进行扫描，也可以采用小幅面扫描仪分幅扫描后进行图像拼接的方式处理。分幅扫描时，相邻图像之间应留有足够的重叠，并且采用标版等方式明确说明分幅方法;若后期采用软件自动拼接的方式，重叠尺寸建议不小于单幅图像对应原件尺寸的1/3。三是应遵循相关设备的使用规律进行定期维护、保养。

　　4. 数字化档案的存储格式

　　纸质档案数字图像长期保存格式为TIFF、JPEG等通用格式，同一批档案应采用相同的存储格式。图像压缩率的选择可根据实际应用的需求而定。一般情况下，A4幅面档案图像文件容量大小控制在500KB至1.5MB之间，A3幅面档案图像文件控制在500KB至2MB之间。

　　纸质档案数字图像利用时，也可从网络浏览速度、易操作性、存储空间占用等方面进行综合考虑，将图像转换为PDF等其他格式。

　　档案数字化相关管理部门的职责：

　　1. 规划与决策。负责制定档案数字化的整体战略和规划，根据单位的发展需求、档案数量与类型等因素，确定数字化的目标、范围和优先顺序。例如，一家大型企业的档案管理部门会根据不同业务板块的重要性和使用频率，优先对核心业务档案进行数字化规划。

　　2. 资源配置。合理调配人力、物力和财力资源，确保档案数字化工作的顺利开展。包括购置数字化设备、软件，招聘或培训数字化工作人员等。如分配资金用于购买先进的扫描设备和专业的档案管理软件，以提高数字化工作的效率和质量。

　　3. 监督与协调。对档案数字化项目进行全程监督，确保工作按照预定计划和标准进行。同时，协调与其他部门之间的关系，解决数字化过程中出现的问题。此外，当数字化工作涉及多个部门的档案时，负责组织协调各部门之间的沟通与协作，保证档案收集的完整性。