人民法院档案工作是法院审判执行工作的重要内容,亦是国家档案的重要组成部分。随着社会各领域信息发展的数字化应用不断加强与加深,法院也实现了档案数字化管理。近年来,多伦县人民法院档案工作始终坚持为审判执行工作服务的理念,积极探索高效便民的新途经,不断创新管理机制、完善工作制度、主动提供服务,将档案工作建设迈上新台阶。其中,诉讼档案的数字化就是人民法院档案数字化工作中很重要的一部分。诉讼档案是审判工作的凭证和依据,是研究法学、社会学、政治学、经济学、民俗学等的第一手材料,是严格按照国家法定的诉讼程序形成的。
诉讼档案数字化的重要意义:
第一,是信息化潮流的必然趋势,更好地发挥为人民群众服务、审判执行服务等功能,实现了信息化同诉讼工作的有效融合。
第二,提高诉讼效率,当事人、律师、法官等都可以随时调取卷宗对诉讼作为参考,数字化的档案管理可以取代人工归档,检索利用档案效率大大提升,同时审阅效率提高也提升了审判效率。
第三,实现节约资源长久保存,法院的档案管理可以定期保存管理,也可以永久保存管理,并且管理中到期不转为永久管理的就需要将档案销毁,以往的纸质版占用空间大,浪费纸质资源较多,档案保存环境要求高,档案资料室需要频繁除湿、通风、杀虫等,但是档案管理数字化不仅利用互联网节约空间资源,更节约了纸质资源,更重要的是管理更加方便,节省人力,保管更加安全和长久。
诉讼档案数字化面临的困难和应对措施:
1. 技术方面的问题。数字化过程中涉及到扫描、图像识别、数据存储等多种技术。然而,在实际的诉讼档案数字化工作中,不同的诉讼档案格式多样,包括纸质文档、照片、音频、视频等,如何将这些不同格式的档案准确、完整地转化为数字格式,并保证数据的质量和兼容性是一个技术难题。同时,随着技术的不断更新换代,数字化档案的存储和读取技术也需要不断升级,以确保档案的长期可用性。
2. 档案信息安全风险。诉讼档案包含大量的个人隐私和敏感信息,如当事人的身份信息、案件细节等。在数字化过程中,一旦信息泄露,将对当事人的权益造成严重损害。此外,网络攻击、病毒感染等安全威胁也时刻存在,如何保障数字化诉讼档案的信息安全是一个重要问题。
3. 人员素质问题。不同于传统的档案管理工作,诉讼档案数字化需要既懂档案管理又熟悉计算机信息技术的复合型人才。目前,部分档案管理人员对数字化技术的掌握程度有限,在数字化工作的推进和日常管理中存在一定困难。同时,技术人员对档案管理业务的了解也相对不足,难以将技术与档案管理工作进行有效融合。
应对上述诉讼档案数字化问题的策略:
1. 加强技术研发与应用。司法机关应加大对诉讼档案数字化技术研发的投入,鼓励科研机构和企业开展相关技术创新。积极引进先进的数字化技术和设备,如高清扫描技术、智能图像识别技术等,提高数字化工作的质量和效率。同时,建立统一的数字化标准和规范,确保不同格式的诉讼档案能够按照统一的标准进行数字化处理,提高数据的兼容性和可交换性。
2. 完善安全保障体系。建立健全诉讼档案数字化信息安全管理制度,明确信息安全责任。加强对数字化档案存储和传输过程的安全防护,采用加密技术、访问控制技术等手段,防止信息泄露和非法访问。定期对数字化系统进行安全评估和漏洞检测,及时发现和解决安全隐患。此外,加强对工作人员的信息安全培训,提高他们的安全意识和防范能力。
3. 提升档案管理和数字化加工人员的素质。加强对档案管理人员和技术人员的培训,通过举办培训班、学术讲座、实践操作等方式,提高他们的业务水平和技术能力。鼓励工作人员参加相关的职业资格考试和继续教育,不断更新知识结构。同时,建立合理的人才激励机制,吸引并留住复合型人才,为诉讼档案数字化工作提供人才保障。